POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PRESENTACIÓN: TIERRAS INVERSIONES PROYECTOS S.A. , Nit 816 005 557-3 dirección Carrera 14 No 12-33 Piso 2 sector Circunvalar, con ocasión de la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de octubre del 2012, que reglamenta el Derecho Constitucional de Hábeas Data, el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ellas en el banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas”, informa a todos los interesados sus Políticas de Tratamiento de Información de Datos Personales. Lo anterior se desarrolla en atención a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de octubre 17 de 2012, y el Decreto 1377 de junio 27 de 2013, sin perjuicio de las demás normas concordantes tales como Leyes sobre violación de Datos Personales, Secreto Empresarial, entre otras. Así mismo se informa que TIPSA, es responsable del tratamiento de los datos personales y datos sensibles de los titulares, tales como protegidos, usuarios, proveedores, prestadores, colaboradores, datos sobre los cuales decida de manera directa y autónoma. Para el tratamiento de datos personales, TIPSA, tendrá en cuenta las siguientes definiciones: AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el tratamiento de sus datos personales. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. DATO PERSONAL SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, a la vida sexual y datos biométricos como huellas dactilares, fotografías, vídeos. DATO PÚBLICO: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para el desarrollo y aplicación del Tratamiento de datos personales, TIPSA, seguirá los siguientes principios rectores: a. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular. b. Principio de Libertad: El tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del titular. Se debe precisar que los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que la Ley o las autoridades así lo permitan u ordenen. c. Principio de veracidad o calidad: Se debe procurar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos. d. Principio de transparencia: Se debe garantizar que el Titular pueda obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento no puede ser irrestricto y seguirá estrictamente a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Por tanto, salvo que se traten de datos públicos, los datos no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea controlable para que el mismo sea restringido solo a los titulares y terceros autorizados. f. Principio de seguridad: El tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g. Principio de Confidencialidad: Las personas que realicen el tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza pública, incluso después de finalizada la labor del tratamiento. POLÍTICA Y FINALIDAD DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. TIPSA, cuenta con la infraestructura y organización física necesarias para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información, datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en sus proyectos inmobiliarios (brindando a todos los usuarios internos y externos) una cultura comercial y organizacional basada en calidad, respeto y excelencia en el servicio que garantice la permanencia y crecimiento en el mercado y en general en el desarrollo del objeto social del TIPSA. Para tal fin y tratamiento de datos personales de los diferentes titulares, TIPSA, Ha establecido las siguientes políticas: 1. TIPSA, Cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información de terceros no autorizados. 2. La información solicitada por TIPSA, a sus titulares será la necesaria para garantizar la prestación del servicio al cliente, suministrar información general para dar cumplimiento a su objeto social y a las normas que la regulan. 3. Los datos sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley. 4. TIPSA, Velará por el estricto cumplimiento de los Derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirán Autorización previa de sus representantes; en ningún caso TIPSA, desatenderá el interés superior del menor. Las finalidades del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán Las siguientes: • De gestión comercial, especialmente para el envío de información de nuestros servicios. • Respuesta a sus sugerencias, quejas o reclamos. • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados. • Informar sobre cambios de nuestros servicios. • Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social TIPSA • Liquidación de aportes PILA (Seguridad social y parafiscales). • Información Tributaria y contable. Cualquier persona que intervenga en el tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga sobre TIPSA, tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta entidad. DERECHO DE LOS TITULARES El titular de los datos personales y datos sensibles tendrán los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por TIPSA, en su calidad de responsable del tratamiento de esta información: • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TIPSA, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Solicitar prueba de la autorización otorgada a TIPSA, salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el tratamiento. • Ser informado por TIPSA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el proceso no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. DEBERES DE TIPSA EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. TIPSA, en su calidad de Responsable en el tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes: • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad. • Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario, y rectificar la información cuando esta sea incorrecta. • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento. • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, TIPSA, considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible. TIPSA, se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos: 1. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento. 2. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular. 3. Cuando el tratamiento sea efectuado por una fundación ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, Filosófica, religiosa o sindical. 4. El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 5. El tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, TIPSA, tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, de la seguridad social en salud, interpretación esta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que TIPSA, en el tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data. En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento por parte de TIPSA, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS Y PETICIONES Los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar y consultar sus datos personales y datos sensibles que TIPA, posea en sus bases de datos y archivos. TIPSA, designa a la GERENCIA, como responsable del desarrollo y trámite para el ejercicio de los derechos de los titulares, atenderá y gestionará cualquier solicitud a través de comunicaciones, telefónicas, escritas o por correo electrónico, así garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darle tramite oportuno a sus solicitudes. Por lo tanto esta persona será responsable al interior de TIPSA, de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen. Los colaboradores y trabajadores de TIPSA, podrán gestionar sus peticiones y reclamos relacionados con los datos personales y datos sensibles por medio del área de Gestión Humana (o los encargados en su defecto de hacer esta función). • CONTENIDO DE LA PETICIÓN O RECLAMO: La solicitud de petición o reclamo del titular sobre datos personales y datos sensibles deberá contener la siguiente información: 1. Identificación del Titular (Nombre y apellidos, número de identificación). 2. Datos de localización del titular (dirección y teléfono). 3. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y documentos y/o pruebas que lo soportan. 4. Firma del titular. • PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA: Los titulares podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos o archivos de TIPSA, quien suministrara a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación. La consulta será atendida en un término de máximo quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante TIPSA. • PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante TIPSA, el cual será tramitado Bajo las siguientes reglas: • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TIPSA, atendiendo los requisitos mínimos establecidos en el presente escrito. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de reclamo ante TIPSA. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: TIPSA, adoptara todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a: 1. Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados de TIPSA. 2. Cumplimentación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica. 3. Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente. 4. Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos. 5. Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado. AVISO DE PRIVACIDAD: TIPSA, informa a los titulares de información que el Aviso de Privacidad puede ser consultado solicitándolo a través del correo electrónico [email protected] VIGENCIA. La Política de Tratamiento de Información de TIPSA, rige a partir del 8 de Septiembre de 2016 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de TIPSA.